1. Introducción

La implementación de un Programa Integral de Protección de Datos, que incluya un adecuado

manejo de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de Emtelco S.A.S, en

adelante Emtelco, constituye una obligación legal de la Compañía y un compromiso como

organización que busca elevar los estándares de atención para satisfacer las necesidades de los

clientes y de los demás grupos de interés.

2. Objetivo

Establecer los lineamientos para el manejo y la efectiva protección de los datos personales

suministrados por los clientes corporativos, proveedores, colaboradores (directos o en misión),

aspirantes a procesos de selección y, en general por los terceros, de quienes Emtelco recolecte

datos personales, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y los decretos 1377 de

2013, 886 de 2014 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o

reglamenten y de manera especial, con los procedimientos y prácticas corporativas.

3. Alcance

Los lineamientos que conforman esta política aplican para todos los procesos (internos/ externos) y

a las plataformas (servidores, sistemas operativos, bases de datos y aplicaciones) que manejan

información personal de clientes corporativos, colaboradores y proveedores, que también son

responsables de implementar sus propios procedimientos en aras de dar cumplimiento a las

políticas fijadas. Así como para aquellos datos personales de usuarios finales correspondientes a

nuestros clientes corporativos en pro de la prestación de los servicios, sin perjuicio de las políticas

que cada “Cliente Corporativo” como responsable de la información comunique a EMTELCO S.A.S

4. Políticas y Lineamientos Generales

Para dar cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, y demás normas que la

modifiquen, adicionen, complementen o reglamenten, Emtelco tiene diferentes procesos y

lineamientos para el manejo de información de: Clientes Corporativos, Colaboradores, Aspirantes a

procesos de selección, Proveedores, usuarios finales de clientes corporativos, y de otros grupos de

interés, a los cuales se hace referencia en esta política, y se concentran en las siguientes finalidades:

a. Adecuada prestación de los servicios: comprende todas las actividades relacionadas a analizar y

definir la propuesta comercial, contratación, implementación, ejecución del servicio, en

aspectos tales como: prestación del servicio, seguimiento, atención al cliente, mejoramiento de

servicio, diseño de los servicios, experiencia al cliente, información, seguridad; y en general

toda información indispensable para cumplir con el contrato, la regulación y la normatividad

vigente aplicable.

b. Fines Comerciales de la Compañía: comprende toda actividad encaminada a presentar ofertas,

promociones, productos y servicios, anuncios, publicidad, oportunidades, sorteos, campañas,programas de lealtad, fidelización, retención de clientes; y en general información de productos

y servicios que puedan ser de interés de los clientes corporativos y prospectos.

c. Relacionamiento con públicos de interés: Comprende toda actividad orientada al manejo de las

relaciones con accionistas, autoridades y comunidad en general, de conformidad con el marco

jurídico vigente en desarrollo de la gestión empresarial para el adecuado cumplimiento del

Objeto Social.

Eventualmente la Compañía podrá establecer otras finalidades para el tratamiento de los datos

personales, y para ello, deberá contar con la autorización previa, expresa, consentida e informada

del titular para su correspondiente tratamiento.

El responsable de la implementación de la Política de Protección de Datos Personales en Emtelco es

el Oficial de Protección de Datos Personales.

A continuación, se indica el tratamiento de los datos personales que dará Emtelco, según sea,

responsable o encargado:

4.1 Como responsable del Tratamiento: Emtelco, hará el tratamiento de los datos personales en los

términos y alcances de la autorización entregada por el titular de la información:

a) Bases de Datos Clientes Corporativos - prospectos: la empresa informará al Titular de los

Datos que recoja, el tratamiento y su finalidad y obtendrá de manera previa, expresa e

informada la autorización de los clientes corporativos para tal fin, los cuales corresponden

principalmente a los descritos en el numeral anterior, enfocados en recopilación,

almacenamiento, copia, entrega, actualización, clasificación, transferencia, corrección,

verificación, uso para fines estadísticos, de fidelización y retención y en general utilización

de todos los datos suministrados con el propósito de desarrollar el objeto social de la

compañía y lo estipulado en los respectivos contratos y/o documentos comerciales suscritos

entre las partes así como para administrar correctamente la relación comercial por parte de

la Compañía con los clientes corporativos.

Para los “Prospectos” la información es recolectada en los diferentes eventos comerciales y

académicos donde la Compañía participa.

b) Bases de datos Colaboradores y excolaboradores de la compañía: la Compañía en calidad de

Empleador y por mandato de la legislación laboral y los acuerdos convencionales debe

contar con información personal de sus colaboradores (directos o en misión).

Para materializar obligaciones laborales posee información y datos relacionados con la

identificación de trabajador, exámenes de vinculación, formación académica, experiencia

laboral, dirección de domicilio, teléfonos de contacto (fijo y celular), beneficiarios, salarios,

fondos de pensiones, cesantías, riesgos profesionales, cajas de compensación, seguros devida y accidentes, cuenta bancaria para pago de los emolumentos provenientes de la

relación de trabajo, afiliaciones a entes externos (fondo de empleados, sindicatos, convenios

financieros y de servicios, entre otros.) a los que voluntariamente el empleado a solicitado la

inclusión para autorizar descuentos o pagos directos a través de la nómina, para facilitar sus

relaciones y previa existencia de acuerdos con esos terceros y la empresa, así como toda

aquella información que debe reportar a las Entidades y Autoridades Nacionales y locales

por mandato de Ley.

Los colaboradores podrán consultar la información personal que sobre ellos reposa en las

bases de datos de Emtelco, así como los derechos derivados de tratamiento de la

información por medio de los canales internos dispuestos para tal fin.

Además, los datos suministrados podrán ser empleados por Emtelco para el ofrecimiento y

venta de bienes y servicios de sus potenciales o actuales clientes, también para fines

estadísticos, lo cual comprende el almacenamiento, copia, entrega, actualización,

utilización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación y uso de los

datos suministrados.

c) Bases de datos de aspirantes en procesos de Selección: la Compañía en desarrollo de su

objeto social y soportado en los procesos de reclutamiento, selección y vinculación

requiere recopilar y almacenar información de la hoja de vida de los aspirantes (nombre

completo, número de identificación, teléfono de contacto, dirección de domicilio, dirección

de correo electrónico, fecha de nacimiento, formación académica, experiencia laboral, entre

otros,) a los que voluntariamente han solicitado la inclusión, con la que Emtelco podrá

adelantar, según lo considere conveniente, procesos de selección de personal propio o en

misión y sin que la participación en dicho proceso genere para el participante ningún tipo

de derecho o prerrogativa, entendiendo obligatorio que cualquier vinculación estará

condicionada al cumplimiento de las reglas, procedimientos y políticas aplicables sobre la

materia a la entidad.

d) Base de datos Proveedores: los proveedores al autorizar por cualquier medio el uso de su

información aceptan que Emtelco utilice, conserve, transfiera, recolecte, almacene y use la

información personal con el objeto de ingresar su información a una base de datos y a

recolectar y tratar su información y la de sus representantes o empleados con la finalidad

de llevar a cabo las siguientes actividades:

▪ Pago de obligaciones contractuales,

▪ Reporte a entidades gubernamentales,

▪ Entrega de información a entidades gubernamentales o judiciales que la requieran,

▪ Soporte en procesos de auditoria externa e interna,

▪ Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato en caso de llegarse

a contratar.Para el ejercicio de los derechos derivados del tratamiento de los datos personales que

suministren, los proveedores cuentan con los canales establecidos en la relación

contractual.

e) Otros Grupos de Interés: la recolección de la información de cualquier grupo de interés se

tratará de conformidad con las normas que regulan la materia, en conjunto con los

lineamientos internos de la compañía, y será utilizada de acuerdo con las finalidades

propias de la relación que se tenga en cada caso.

4.2 Como Encargado del Tratamiento:

Bases de datos de usuarios finales de c lientes corporativos: La actuación de Emtelco como

encargado del tratamiento en las bases de datos personales gestionadas a sus clientes para la

prestación de los servicios, estará en todo momento sujeta a las políticas e instrucciones que

contractualmente entregue este último en ejecución de las obligaciones contractuales.

En los contratos se hará expresa la condición de encargado del tratamiento de Emtelco y de

responsable del tratamiento de sus clientes con las obligaciones que tal calidad les impone.5. Derechos de los titulares de la información

Los titulares de los datos personales tendrán los derechos establecidos en la Ley 1581 de 2012, en

los decretos 1377 de 2013, 886 de 2014 y en las normas que la modifiquen, adicionen,

complementen o reglamenten o sustituyan, correspondientes a: i) conocer, actualizar y rectificar

sus datos; ii) solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de los datos; iii) ser

informado sobre el uso que se le da a sus datos; iv) revocar la autorización y/o solicitar la supresión

de sus datos; v) acceder de forma gratuita a sus datos y (vi) presentar ante la Superintendencia de

Industria y Comercio quejas por violación a las normas sobre la materia.

6. Consultas y Reclamos.

Los titulares de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información personal que

repose en Emtelco. Las consultas serán atendidas en un término máximo de 10 días hábiles

siguientes a su presentación, a menos que haya lugar a ampliación en los términos de ley.

Igualmente, los titulares de los datos, o sus causahabientes podrán presentar reclamos cuando

consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección,

actualización o supresión, y en general cuando consideren el incumplimiento por parte de Emtelco

de los deberes establecidos en la norma. El término máximo para atender el reclamo será de 15

días hábiles desde el recibido del mismo.De conformidad con lo establecido en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, cuando la información

personal sea requerida por una entidad publica o administrativa en el ejercicio de sus funciones, la

empresa tiene la obligación de entregarla sin que medie autorización del titular.

Para ejercer los derechos, los titulares cuentan con los siguientes canales de atención:

▪ Página Web: http://www.emtelco.com.co/contactenos

▪ Correo electrónico: servicioalcliente@emtelco.com.co / protecciondatos@emtelco.com.co

▪ Enviando comunicación a la Calle 14 No. 52 A -174

Emtelco atenderá los derechos ejercidos por los titulares de la información, sus consultas y/o

reclamos a través del Oficial de Protección de Datos Personales, quien contará con el apoyo de las

distintas áreas de la organización.

7. Oficial de Protección de Datos

Control Interno, es el área encargada de la Protección de Datos en la compañía, quién velará por la

implementación efectiva de esta política, así como de la gestión y disposición de todos los

instrumentos que sean adoptados para cumplir con las normas que rigen la materia y la aplicación

de buenas prácticas de gestión de datos dentro de la organización.

El Oficial de Protección de Datos es designado por el Gerente General, quien ejecutará (con apoyo

de los responsables de las Bases de Datos asignados en cada área de la compañía), todas las

actividades que correspondan a su área, de acuerdo con los lineamientos dados en la Guía de

Responsabilidad Demostrada de la Superintendencia de Industria y Comercio y/o las normas que lo

modifiquen.8. Seguridad de la información

La Dirección de Tecnología (Gerencia de Ingeniería y Desarrollo) es la responsable de coordinar y

liderar la seguridad de la información de la Compañía, incluidos los datos personales de los titulares,

promoviendo y monitoreando el cumplimiento de los estándares, lineamientos y procedimientos

los cuales están debidamente definidos en las políticas y manual de Seguridad de la información.

9. Procedimientos

La compañía cuenta con un Manual de protección de datos personales y con procedimientos

dentro de los diferentes procesos impactados, en los cuales se definen los lineamientos para

garantizar el manejo y una efectiva protección de los datos personales suministrados por los

clientes, proveedores, aspirantes a procesos de selección, colaboradores y demás grupos de

interés.

10. Registro de Bases de Datos

De acuerdo con lo establecido en las normas que regulan la materia, Emtelco tiene la obligación

de realizar el registro de las bases de datos que contengan información personal, en el Registro

Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de industria y Comercio.

Para cumplir con esta actividad, se mantendrá un inventario actualizado de las bases de datos y

los empleados responsables de su registro, así como de informar los cambios sustanciales en la

información registrada.

11. Auditoria a la Gestión de los Datos Personales

La verificación del proceso de protección de datos personales podrá ser realizada por:

Auditoria Interna de Gestión, de acuerdo con su planeación anual.

Auditoria Externa, de acuerdo con su planeación.

Quienes realizarán una evaluación a la política y procedimientos definidos para la gestión de los

datos personales, en la cual se definirán las acciones de mejora para la administración efectiva de

los datos y el estado de cumplimiento de la política.

12. Transferencia y transmisión de Información a Otros Países

Emtelco solo procederá a transferir datos personales a países que proporcionen niveles

adecuados de protección de datos, de conformidad con los estándares fijados por la

Superintendencia de Industria y Comercio, siempre y cuando el Titular de dichos datos personales

haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia, así como en casos en

los cuales las transferencias hayan sido acordadas en el marco de tratados internacionales en los

cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad. La

transferencia de la información se realizará a través de medios seguros con el fin de que esta no

pueda ser captada y leída fácilmente por terceros no autorizados.13. Publicación de la Política

La presente política está vigente desde la fecha de aprobación, conforme al numeral “17 -

aprobaciones” y se publicara en la pagina web de la compañía.

14. Vigencia de las Bases de Datos

Las bases de datos estarán vigentes mientras se requiera su utilización acorde con la finalidad

para la cual fue creada. Respecto a los datos de los titulares almacenados en las mismas, éstos se

mantendrán conforme a la autorización dada para su tratamiento, salvo revocatoria del titular.

Conforme a la norma que regula la materia, la revocatoria no procederá mientras haya una

obligación legal o contractual de por medio.

El periodo de vigencia de las bases de datos de Clientes Corporativos donde Emtelco es

encargado del tratamiento será definido por cada cliente corporativo en particular como

responsable del mismo. Emtelco sólo hará tratamiento como encargado según las instrucciones

de su cliente y exclusivamente debido a los compromisos contractuales adquiridos con éste.

15. Datos de la Compañía

Nombre: Emtelco S.A.S

Nit: 800237456-5

Domicilio: Medellín (Antioquia)

Dirección: Calle 14 No. 52 A – 174

Correo electrónico: servicioalcliente@emtelco.com.co / protecciondatos@emtelco.com.co

Teléfono: (054) 3897000

Si necesita mas información puede contactar con Emtelco por medio del siguiente contacto: protecciondatos@emtelco.com.co