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POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE Innova Schools
Política de Privacidad
Colegios Colombianos S.A.S, es una sociedad comercial comprometida con el legal, adecuado y ético tratamiento de los datos personales de los grupos de interés con los cuales se relaciona. En esa medida en atención a lo dispuesto en el literal k) del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Colegios Colombianos S.A.S, ha adoptado el presente manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas, actualizaciones, reclamos y solicitudes de los titulares de los datos personales que sean tratados por Colegios Colombianos S.A.S
Disposiciones Generales
Artículo 1.- Definiciones.
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento, y acogiendo las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, se entiende por:
(a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
(b) Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
(c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
(d) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
(e) Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;
(g) Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos;
(h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
(i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
(j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
(k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos;
(l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable;
(m) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Artículo 2.- Objeto.
Por medio del presente documento se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los Responsables del Tratamiento de Datos Personales, dentro de los cuales se encuentra adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Ley.
Por lo anterior, este manual regula todos los procesos organizacionales en que Colegios Colombianos S.A.S. tenga alguna responsabilidad.
Artículo 3.- Propósito y finalidad.
El propósito y finalidad de este manual, es establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos personales que son objeto de tratamiento por parte de Colegios Colombianos S.A.S., en desarrollo de su objeto social, dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 10 y siguientes del decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012.
Artículo 4.- Ley Aplicable.
Este manual atiende las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, y demás normas que los complementen, adicionen, modifiquen o sustituyan.
Artículo 5.- Bases de Datos.
Las políticas y procedimiento contenidos en el presente manual, aplican a las Bases de Datos que maneja la compañía, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 y la Circular Externa No.002 de 2015. Así, Colegios Colombianos S.A.S. en cumplimiento de lo anterior actualizará la información consignada en el Registro Nacional de Bases de Datos:
- Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la Base de Datos, se realicen cambios sustanciales en la información registrada.
- Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir del año 2020.
Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la Base de Datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de
Datos Personales almacenados en cada Base de Datos, las medidas de seguridad de la información implementada, la Política de Tratamiento de Datos Personales, y la transferencia y transmisión internacional de Datos Personales.
Adicionalmente, dentro de los primeros quince (15) días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, Colegios Colombianos S.A.S. actualizará los reclamos presentados por los Titulares, referida en el número (i) del literal (g) del numeral 2.1 de la Circular Externa No.2 de 2015.
Artículo 6.- Principios.
Los principios que regirán este manual, su interpretación y aplicación, y en general todos los procedimientos, procesos, y Tratamiento de Datos Personales son los siguientes:
(a) Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
(b) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recolectados por Colegios Colombianos S.A.S. debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular;
(c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
(d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
(e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Colegios Colombianos S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
(f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá́́ hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;
(g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de Colegios Colombianos S.A.S., se deberá́́ proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
(h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
Artículo 7.- Autorización.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de Datos Personales por parte de Colegios Colombianos S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de los mismos. Colegios Colombianos S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares de los datos, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
Artículo 8.- Propósitos de la recolección.
Colegios Colombianos S.A.S. Tratará los Datos Personales que recoja, almacene, use, circule y suprima, en ejecución de su objeto social con los siguientes propósitos:
(a) Cumplimiento de las obligaciones adquiridas en virtud de los contratos celebrados con nuestros proveedores, aliados estratégicos y clientes, así como la administración, prestación, ampliación y mejora de los servicios a los que nuestros Usuarios finales han decidido suscribirse.
(b) El envío de actualizaciones de los servicios por medios tradicionales y electrónicos, de información comercial acerca de los servicios ofrecidos por Colegios Colombianos S.A.S. y de sus aliados, actualmente y en el futuro.
(c) Desarrollar estudios internos sobre los intereses, el comportamiento y la demografía de los Titulares, con el objetivo de enviar actualizaciones de los servicios que se encuentre dentro de sus necesidades e intereses, darle un mejor servicio y proveerles información relacionada tanto a nuestros clientes como usuarios finales.
(d) Analizar las páginas más visitadas por los usuarios finales, las búsquedas realizadas para mejorar nuestras iniciativas comerciales y promocionales, y perfeccionar nuestra oferta de contenidos, personalizar dichos contenidos y servicios de conformidad las necesidades particulares de nuestros clientes y usuarios finales.
(e) Registro de elementos sobre los que hace clic el usuario, frecuencia de uso de ciertas funcionalidades de la plataforma y URL's o IP's a través de la que accede a los servicios prestados por Colegios Colombianos S.A.S. con el objetivo de mejorar y hacer más eficiente la interacción del usuario con las plataformas proveídas.
(f) Enviar información o mensajes de texto sobre nuevos servicios, publicidad o promociones, banners, de interés para nuestros usuarios finales y/o clientes, noticias sobre los portales que hacen parte del portafolio comercial de Colegios Colombianos S.A.S., además de toda otra información que creamos conveniente y que se ajuste a las necesidades y preferencias de los usuarios finales y/o clientes.
(g) Utilizar la información resguardada en bases de datos y archivos planos con el objetivo de entender el comportamiento del usuario y poder modificar la eficiencia de la plataforma, así como crear nuevas funcionalidades o plataformas que atiendan necesidades específicas.
(h) Utilizar la información resguardada en bases de datos y archivos planos para enviar correspondencia, correos electrónicos o contactar telefónicamente a los proveedores, clientes y/o usuarios finales, en desarrollo de actividades comerciales, industriales, publicitarias, promocionales, estudios de mercadeo enfocados a la actividad que desarrolla y ejecuta Colegios Colombianos S.A.S. y sus aliados comerciales.
(i) Para compartirlos o enviarlos a terceros con quienes realice alianzas o contratos para fines comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro del objeto social de Colegios Colombianos S.A.S. , siempre que se garantice que estos terceros tratarán los Datos Personales bajo los mismos estándares aquí establecidos y en la ley aplicable.
Artículo 9.- Mecanismos y forma de otorgar la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales.
Colegios Colombianos S.A.S. Tratará los Datos Personales que recoja, almacene, use, circule y suprima, en ejecución de su objeto social con los siguientes propósitos:
La Autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del Titular, los Datos Personales nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la Base de Datos.
Con el procedimiento de Autorización se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular, que su información personal será recogida, tratada y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus Datos Personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por Colegios Colombianos S.A.S. tal y como consta en la presente política. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus Datos Personales y controle el uso de su información personal.
La Autorización es una declaración que informa al Titular de los Datos Personales:
(a) Quién recopila su información personal (Responsable o Encargado).
(b) Qué recopila (datos que se reciban).
(c) Para qué recoge los dátos (las finalidades del tratamiento).
(d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.
(e) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles (si aplica) no está́́ obligado a autorizar su tratamiento.
Artículo 10.- Prueba de Autorización.
Colegios Colombianos S.A.S. adaptará las medidas necesarias para mantener egistros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la Autorización por parte de los Titulares para el Tratamiento de los mismos, por el tiempo que se requiera de caso en caso, al tenor de la normas de protección de Datos Personales.
Artículo 11.- Contenido mínimo del Aviso de Privacidad.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá́́ contener la siguiente información:
(a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento;
(b) El tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales y la finalidad del mismo;
(c) Los derechos que le asisten al Titular;
(d) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
(e) No obstante lo anterior, cuando se recolecten Datos Personales sensibles, el Aviso de Privacidad sen álárá́́ expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.
Derechos y Deberes
Artículo 12. Derechos del titular de datos.
El Titular podrá solicitar que su información personal no sea publicada o entregada por Colegios Colombianos S.A.S. a sus filiales y/o subsidiarias, y/o a terceros, a través del envío de correo electrónico a la dirección tratamientodatos@innovaschools.com.co en cuyo caso Colegios Colombianos S.A.S. no publicará ni entregará dicha información, salvo en caso que la misma sea requerida por orden judicial o para proteger los derechos de propiedad o cualquier otro derecho o garantía de Colegios Colombianos S.A.S.
El Titular de los Datos Personales contenidos en nuestras Bases de Datos, tendrán derecho a:
(a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a Colegios Colombianos S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
(b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
(c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
(d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
(e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
(f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Cualquier otro definido en la Ley 1581 de 2012, y sus normas reglamentarias.
Artículo 13. Deberes de Colegios Colombianos S.A.S., en relación con el Tratamiento de los Datos Personales.
Colegios Colombianos S.A.S., tendrá presente en todo momento, que los Datos Personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hárá́́ uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 y las demás normas aplicables sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, Colegios Colombianos S.A.S., se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de Datos Personales cuando actúe como Responsable del Tratamiento de los mismos:
(a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
(b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
(c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
(d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
(e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
(f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
(g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
(h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
(i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
(j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
(k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
(l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
(m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
(n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; y
(o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Cuando Colegios Colombianos S.A.S. actúe en su calidad de Encargado del Tratamiento de Datos Personales tendrá los siguientes deberes:
(a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
(b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
(c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
(d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
(e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
(f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
(g) Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;
(h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
(i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
(j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
(k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; y
(l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
Procedimiento de Acceso, Consulta y Reclamación
Artículo 14. Derecho de Acceso.
El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.
De esta manera, Colegios Colombianos S.A.S., debe garantizar al Titular su derecho de acceso en tres vías:
(a) La primera implica que el Titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus Datos Personales.
(b) La segunda, que el Titular pueda tener acceso a sus Datos Personales que están en posesión de Colegios Colombianos S.A.S.
(c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de Colegios Colombianos S.A.S., de informar al Titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
Parágrafo.- Colegios Colombianos S.A.S., garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los Datos Personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos a través de los mecanismos establecidos en esta Política.
Artículo 15.- Consultas.
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier Base de Datos de Colegios Colombianos S.A.S. En consecuencia, Colegios Colombianos S.A.S., garantizará el derecho de consultá, suministrándo a los Tituláres, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de Datos Personales Colegios Colombianos S.A.S., garantiza:
(a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
(b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
(c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
(d) En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá́́ su consulta, la cual en ningún caso podrá́́ superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Artículo 16.- Reclamos.
De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será́́ tramitado bajo las siguientes reglas:
(a) El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
(b) Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra Colegios Colombianos S.A.S., éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
(c) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirán la Base de Datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
(d) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará ál interesádo antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se átenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Artículo 17.- Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos.
En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a Colegios Colombianos S.A.S., la rectificación, actualización o supresión de sus Datos Personales, previa acreditación de su identidad:
1) Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por:
(a) El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
(b) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
(c) Por estipulación a favor de otro o para otros.
(d) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.
2) La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por Colegios Colombianos S.A.S.. señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:
(a) El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta
(b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
(c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
(d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
Parágrafo primero.- Rectificación y actualización de datos. Colegios Colombianos S.A.S., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
Colegios Colombianos S.A.S.,tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al Titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
Colegios Colombianos S.A.S.,podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
Cada vez que Colegios Colombianos S.A.S., ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los Titulares de información o modifique las existentes, lo informárá́ á través de su página web.
Parágrafo segundo. Supresión de datos. El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Colegios Colombianos S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
(a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
(b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
(c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados
Parágrafo tercero.- Ejercicio del derecho de supresión. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, Bases de Datos o Tratamientos realizados por Colegios Colombianos S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
(a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
(b) La eliminación de Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a
(c) Obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas requieran mantenerlos.
(d) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los Datos Personales, Colegios Colombianos S.A.S., debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
Artículo 18.- Revocatoria de la autorización.
Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, Colegios Colombianos S.A.S., deberá establecer mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Colegios Colombianos S.A.S., deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del Tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgádá, puede llevar a cabo y con los que el Titulár está de acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme.
Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.
Los mecanismos o procedimientos que Colegios Colombianos S.A.S., establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Seguridad de la Información
Artículo 19.- Medidas de seguridad.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Colegios Colombianos S.A.S., adopatará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Artículo 20.- Implementación de las medidas de seguridad.
Colegios Colombianos S.A.S., mántendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
(a) Capacitación del personal que ingresa a la Compañía acerca de la Política de Tratamiento de Datos Personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el Tratamiento de estos.
(b) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.
(c) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
(d) Funciones y obligaciones del personal.
(e) Estructura de las Bases de Datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
(f) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
(g) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los Datos Personales.
(h) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
(i) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado.
El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.
El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los Datos Personales.
Transferencia y Transmisión Internacional de Datos Personales
Artículo 21.- Transmisión y Transferencia Internacional.
Colegios Colombianos S.A.S., durante el desarrollo de su objeto social, y a fin de poner brindar un servicio óptimo a sus usuarios, podrá efectuar Transferencia y Transmisión de Datos Personales de los Titulares.
Para la Transferencia internacional de Datos Personales de los titulares, Colegios Colombianos S.A.S. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos las finalidades establecidas en este documento. Así mismo, se entenderá que no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la Transferencia internacional de Datos Personáles se observárá́ lo previsto en el Artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúen Colegios Colombianos S.A.S., no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de Transmisión de Datos Personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir Datos Personales a otros países.
Disposiciones Finales
Artículo 22.- Responsable.
Colegios Colombianos S.A.S., designa al Área de Tecnología de la Información o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales. El Tecnología de la Información o quien haga sus veces, dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. Lo anterior, de ser necesario, se hárá́́ con el apoyo del área administrativa.
Parágrafo.- Colegios Colombianos S.A.S., designa al Área Legal como responsable de la adopción e implementación las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
Artículo 23.- Vigencia.
La presente Política rige a partir de su promulgación, el día 19 de 12 de 2019.
Si necesita mas información puede contactar con Innova Schools por medio del siguiente contacto: tratamientodatos@innovaschools.com.co