POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE REVLOG SAS
POLÍTICA DE
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES, PROVEEDORES Y EMPLEADOS
La presente política se expide en cumplimiento de
la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Ley 1266 de 2008 y normas que
modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y busca
garantizar que REVLOG S.A.S. en su
condición de responsable de manejo de información personal, realice el
Tratamiento de la misma (para Clientes, proveedores y empleados de la empresa),
en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los
derechos que a los Titulares de la información les asiste.
1.
INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN PERSONAL.
La empresa
responsable del tratamiento de los datos personales es:
Razón social: REVLOG S.A.S
NIT.900609757-7
Domicilio: Manizales – Colombia.
Dirección: Parque Industrial Juanchito Terraza 8
Bodega 2
Email: www.revlog.com.co
Teléfono: 301-6545517
2. ANTECEDENTES NORMATIVOS
2.1.Artículo 15 de la Constitución Política
“Todas las personas tienen derecho a su intimidad
personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos
respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos
de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación
de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la
Constitución”.
2.2.Artículo 20 de la Constitución Política
“Se garantiza a toda persona la libertad de
expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir
información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la
rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.
3. OBJETO
Dar a conocer las Políticas de Tratamiento de la
Información y los procedimientos del Sistema de Protección de Datos Personales
implementados por REVLOG S.A.S con
el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el
Decreto 1377 de 2013, los cuales tienen por objeto desarrollar el derecho
constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar
las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o
archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que
se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la
información consagrado en el artículo 20 de la misma.
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las políticas y procedimientos contenidos en este
Documento, serán aplicables a los datos de carácter personal, registrados en
cualquier base de datos ya sea de clientes, proveedores o empleados de REVLOG S.A.S que los haga susceptibles
de tratamiento por parte de REVLOG S.A.S..
Estas políticas son de carácter obligatorio para REVLOG S.A.S. en calidad de responsable del Tratamiento de datos,
así como para los encargados que
realizan el tratamiento de datos personales por cuenta de REVLOG S.A.S.. Tanto el responsable como los encargados deben
salvaguardar la seguridad de las
bases de datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad
respecto del Tratamiento.
Estas Políticas de Tratamiento de la Información
entran en vigencia el 25 de octubre de 2019.
5. BASES DE DATOS
En el Tratamiento de los datos contenidos en las
siguientes Bases de Datos, REVLOG S.A.S.
actúa tanto en calidad de “Responsable”,
toda vez que es quien recauda la
información y toma las decisiones sobre el Tratamiento de los datos, como en
calidad de “Encargada”, en la medida en que es quien realiza el Tratamiento de
los datos. A continuación se mencionan las 3 Bases de Datos sobre las cuales se
realiza tratamiento de información personal:
5.1 Base de datos de Proveedores
Descripción
Esta base de datos corresponde a la información
personal que se recolecta sobre las personas naturales proveedores de bienes y
servicios que ofrecen, prestan servicios o venden productos a REVLOG S.A.S. Esta base de datos
contiene la siguiente información: nombre de la persona, el número de
identificación, el teléfono, el correo electrónico, la dirección de contacto,
la persona de contacto, la actividad económica y datos necesarios para cumplir
con la finalidad de esta base de datos.
Forma en que se recopilan los datos
La información primordialmente se obtiene a través
del formato de creación de terceros. En este formato el proveedor autoriza para
verificar la información suministrada, reportar, almacenar, actualizar,
consultar, procesar, compilar, intercambiar, suministrar, grabar, solicitar y
divulgar la información de carácter personal ante cualquier operador, centrales
de información del Sector Financiero con fines estadísticos, de control,
supervisión, pruebas de mercadeo, actualización o verificación información de
conformidad con lo preceptuado en la ley de habeas data y de protección de
datos personales.
Finalidad
La información contenida en esta base de datos
tiene por finalidad crear al proveedor en el sistema de REVLOG S.A.S.
- Cumplir
con las obligaciones derivadas del contrato comercial
- Realizar
pagos
- Realizar
transferencias bancarias asociadas a los servicios prestados a REVLOG S.A.S.
- Llevar un
control de los proveedores,
- Llevar
control de pagos y de niveles de compras
- Enviar reportes
a la DIAN, y en general entidades tributarias, de conformidad con lo
dispuesto en la normatividad colombiana.
- Contactarlos
para contratar de nuevo.
Esta
información se encuentra contenida en las instalaciones de REVLOG S.A.S., en el sistema Contapyme Administrativo/contable y en
carpetas físicas.
Los
proveedores titulares de la información personal, han dado autorización a las
empresa para verificar la información suministrada, así como para reportar,
almacenar, actualizar, consultar, procesar, compilar, intercambiar, suministrar,
grabar, solicitar y divulgar la información de carácter obtenida a Centrales de
Información con fines estadísticos, de control, supervisión, pruebas de
mercadeo, actualización o con fines de verificación de información de
conformidad con lo preceptuado en la ley de habeas data. De manera tal que con
esta autorización, la información puede ser compartida con Centrales de
Información.
5.2 Base de datos de Empleados
Descripción:
Esta
Base de Datos contiene la información que se recolecta sobre los empleados (vinculados
a través de contratos de trabajo), estudiantes en práctica y
aprendices del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y es manejada por el Área
de Recursos Humanos de REVLOG S.A.S
Contenido:
La
información personal contenida en esta Base de Datos contiene los siguientes
datos personales: nombre, apellidos, cédula de ciudadanía, fecha y lugar de
expedición, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, estado civil, lugar de
residencia, dirección, teléfono fijo y celular, ciudad, sueldo, fecha de
ingreso, AFP, EPS, AFC, los datos de familiares incluidos los niños, niñas y
adolescentes en el primer grado de consanguinidad es suministrada por los
colaboradores directamente, para las respectivas afiliaciones a las empresas de
seguridad social, el cargo desempeñado, el nivel de estudios, los datos de la
persona a contactar en caso de emergencia, número de cuenta bancaría para
nómina.
Forma en
que se recopilan los datos
El Área
de Recursos Humanos recoge la información contenida en esta base de datos del
proceso de contratación de personal, de la hoja de vida y del examen médico. Los
Datos son solicitados a los Titulares a través del Contrato laboral.
Finalidad
Los
datos anteriormente mencionados únicamente se recopilan con el fin de cumplir
con las obligaciones derivadas del contrato laboral, dentro de los que están:
- La atención de solicitudes
- La generación de certificados y
constancias
- La afiliación a las entidades del
Sistema de Seguridad Social
- La realización de actividades de
Bienestar Laboral
- El levantamiento de registros
contables
- Los reportes a autoridades de
control y vigilancia
- La adopción de medidas tendientes a
la prevención de actividades ilícitas
- Pagar impuestos
- Comunicación en caso de ausencia
Entre
otros fines administrativos, comerciales y de contacto. El grupo sanguíneo u
otra información relacionada con la salud del trabajador, se utiliza en casos
de emergencia, o para el reporte ante las entidades del Sistema de Seguridad
Social en Salud.
Tratamiento
El tratamiento que recibe
esta base de datos por parte de REVLOG
S.A.S en su condición de responsable y encargada incluye la recolección, el
almacenamiento y el uso. Los datos también son utilizados para: Enviar reportes
a las entidades
administrativas
que lo soliciten, con base en las normas del Sistema de Seguridad Social y
complementarias.
Los
datos de empleados se encuentran contenidos en físico en las instalaciones de REVLOG S.A.S y en el Sistema Antares.
En
cuanto a las medidas de seguridad, la información personal contenida en esta
base de datos sólo la puede consultar quien la crea y quien tiene permiso para
uso, es decir el área de Recursos Humanos. Adicionalmente, esta base de datos
cumple con las finalidades generales establecidas en el aparte 10 del presente
Manual.
5.3 Base de datos de Clientes
Descripción
Esta
base de datos corresponde a la información de los clientes de REVLOG S.A.S quienes adquieren los diferentes servicios.
Contenido
Esta
base de datos contiene la siguiente información personal: nombre, identificación,
teléfono, Correo electrónico, número de Celular, dirección y domicilio.
Forma en
que se recopilan los datos
Los
datos personales que obtiene y almacena la empresa REVLOG S.A.S., son suministrados voluntaria y directamente por sus
titulares, a través de contacto telefónico, correo electrónico, página web o de
forma personal.
Finalidad
- Proporcionar nuestros servicios.
- Dar cumplimiento a las obligaciones
contraídas por el titular de la presente autorización.
- Usar la información con la finalidad
de promocionar nuestros servicios; por medios físicos o a través de
nuestra página web, u otros medios usados para el efecto.
- Remitir información de tipo comercial
sobre los servicios ofrecidos por la empresa, a través de los diferentes
medios de difusión, previamente autorizados por el titular.
- Envío de comunicaciones relacionadas
con nuestros servicios, entre otros.
- Informar sobre nuevos servicios que
tengan directa relación con los contratos o servicios adquiridos por el
titular.
- Evaluar la calidad de los servicios
suministrados por la empresa..
- Efectuar actividades de cobranza en
relación con obligaciones contraídas por el titular.
Esta
información se encuentra contenida en las instalaciones de REVLOG S.A.S., en el sistema Contapyme Administrativo/contable y en
carpetas físicas.
Los
clientes titulares de la información personal, han dado autorización a las
empresa para verificar la información suministrada, así como para reportar,
almacenar, actualizar, consultar, procesar, compilar, intercambiar, suministrar,
grabar, solicitar y divulgar la información de carácter obtenida a Centrales de
Información con fines estadísticos, de control, supervisión, pruebas de
mercadeo, actualización o con fines de verificación de información de
conformidad con lo preceptuado en la ley de habeas data. De manera tal que con
esta autorización, la información puede ser compartida con Centrales de
Información.
5.4
Casos en que no es
necesaria la autorización:
a)
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio
de sus funciones legales o por orden judicial.
b)
Datos de naturaleza pública.
c)
Casos de urgencia médica o sanitaria.
d)
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,
estadísticos o científicos.
e)
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
6. DATOS SENSIBLES
6.1 Tratamiento de datos sensibles:
Se
entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o
cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la
salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Tratamiento:
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles,
excepto cuando:
a)
El Titular haya dado su autorización
explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido
el otorgamiento de dicha autorización.
b)
El Tratamiento sea necesario para
salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o
jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales
deberán otorgar su autorización.
c)
El Tratamiento sea efectuado en el curso de
las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una
fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya
finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se
refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos
regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán
suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d)
El Tratamiento se refiera a datos que sean
necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un
proceso judicial.
e)
El Tratamiento tenga una finalidad
histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las
medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
En el
Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible
conforme a las excepciones citadas anteriormente contenidas en el artículo 6 de
la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:
a)
Informar al Titular que
por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
b)
Informar al Titular de
forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización
para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que
serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así
como obtener su consentimiento expreso.
6.2 Tratamientos de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes.
El
Tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean de
naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Que responda y respete
el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el
respeto de sus derechos fundamentales
c) Valoración
de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y
capacidad para entender el asunto.
Cumplidos
los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente
podrá otorgar la autorización para el Tratamiento, previo ejercicio del derecho
del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo
en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
7. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE
LOS DATOS.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de
2012 y el decreto 1377 de 2013, el Titular de los datos personales tiene los
siguientes derechos:
a) Derecho a consultar sus datos personales en forma
gratuita y a conocer si los mismos están siendo objeto de cualquier tratamiento
por la sociedad responsable.
b) Derecho a solicitar en cualquier tiempo la
actualización, rectificación y supresión de sus datos personales.
c) Derecho a revocar en cualquier tiempo la autorización
impartida al responsable para el tratamiento de sus datos personales.
d) Derecho a solicitar en cualquier tiempo prueba que
acredite la existencia de la autorización impartida al responsable para el
tratamiento de sus datos personales.
e) Derecho a presentar ante la Superintendencia de
Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de
2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
f) Los demás previstos en la Ley.
8. PROCEDIMIENTO PARA
EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS
Los titulares de los datos
personales podrán en cualquier momento presentar consultas, sugerencias,
reclamos o quejas ante el responsable del tratamiento de sus datos personales.
Para la consecución de dichos
trámites, el interesado deberá dirigir un correo electrónico a
adriana.gomez@revlog.com.co; la solicitud será atendida dentro de los términos
establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, para el efecto.
La solicitud deberá contener, al menos, la información que se identifica a
continuación:
- Identificación del titular
- Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, sugerencia,
reclamo o queja.
- Términos de la solicitud
- Dirección para notificación
La consulta se recibirá en
forma telefónica en el (+54) 301-6545517, a través del correo electrónico servicioalcliente@revlog.com.co
y será resuelta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a
partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta
dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de
la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en
ningún caso podrá superar los cinco(5) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.
9. DEBERES DE REVLOG S.A.S. EN EL TRATAMIENTO DE DATOS
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y
efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar
y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de
la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización
otorgada.
d) Tomar las medidas orientadas a conservar la
información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Tomar las medidas para que la información que se
suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma
oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los
datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar
la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del
Tratamiento.
h) Suministrar
al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento
esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
i) Exigir
al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar
las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
k) Adoptar
un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar
al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en
discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no
haya finalizado el trámite respectivo
m) Informar
a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
n) Informar
a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información
de los Titulares.
o) Cumplir
las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria
y Comercio.
10. SEGURIDAD DE LA
INFORMACIÓN.
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en
la normatividad vigente, REVLOG S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
11. VIGENCIA DE LA
POLÍTICA.
La Política rige a partir del 25 de octubre de 2019.
Por regla general el término de las autorizaciones sobre el
uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial
o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la
compañía.
Si necesita mas información puede contactar con REVLOG SAS por medio del siguiente contacto: gestionhumana@revlog.com.co