Garantizar el correcto desarrollo de la operación logística dentro de las instalaciones del cliente, asegurando la creación, seguimiento y trazabilidad de los servicios de mensajería desde su solicitud hasta la entrega final. Será responsable de gestionar oportunamente las novedades operativas, brindar soporte al cliente, monitorear el cumplimiento de los niveles de servicio (SLA) y servir como enlace entre el cliente y la operación de Quick, contribuyendo a la eficiencia, calidad y continuidad del servicio.
Funciones y Responsabilidades
Gestión Operativa
Recibir y validar las solicitudes de servicio generadas por el cliente.
Crear correctamente las guías de despacho en la plataforma SMART o en las herramientas definidas para la operación.
Verificar que toda la información registrada en las guías corresponda a la solicitud del cliente.
Validar datos como dirección, zona, complemento, datos del destinatario, producto y observaciones antes de liberar el servicio.
Coordinar con la operación el correcto alistamiento y despacho de los servicios.
Garantizar que todos los servicios sean asignados correctamente y dentro de los tiempos establecidos.
Realizar seguimiento permanente al cumplimiento de la programación diaria.
Seguimiento y Control
Monitorear continuamente el estado de los servicios desde su creación hasta la entrega final.
Validar el cumplimiento de los tiempos de asignación, despacho y entrega.
Identificar oportunamente servicios con riesgo de incumplimiento y gestionar acciones preventivas.
Realizar seguimiento a servicios pendientes, reprogramados, devoluciones y entregas fallidas.
Verificar la correcta legalización de los servicios y la disponibilidad de las evidencias de entrega.
Validar fotografías, firmas y demás soportes registrados por los recursos operativos.
Garantizar la trazabilidad completa de cada servicio.
Gestión de Novedades
Recibir, documentar y gestionar todas las novedades reportadas durante la operación.
Clasificar correctamente las novedades de acuerdo con los lineamientos establecidos.
Dar seguimiento hasta el cierre definitivo de cada caso.
Escalar inmediatamente las novedades críticas al Coordinador de Proyecto.
Mantener actualizada la información de cada incidente en la plataforma correspondiente.
Garantizar tiempos de respuesta oportunos frente a los requerimientos del cliente.
Atención al Cliente
Brindar atención permanente a los requerimientos operativos del cliente.
Resolver inquietudes relacionadas con el estado de los servicios.
Informar oportunamente cualquier contingencia que pueda afectar la operación.
Mantener comunicación constante entre el cliente y la operación de Quick.
Participar en reuniones de seguimiento cuando sea requerido.
Auditoría y Control Operacional
Verificar la correcta creación de las guías antes de su liberación.
Validar la información registrada en la plataforma SMART.
Apoyar auditorías sobre el proceso de despacho y seguimiento.
Revisar la correcta marcación de productos, cajas y documentación cuando aplique.
Detectar oportunidades de mejora y reportar desviaciones operativas.
Apoyar la implementación de acciones correctivas y preventivas.
Gestión Documental y Administrativa
Mantener actualizados los registros operativos.
Elaborar reportes diarios de novedades e indicadores.
Consolidar información para informes de gestión cuando sea requerido.
Apoyar procesos de legalización documental y validación de soportes.
Garantizar el adecuado archivo y conservación de la documentación operativa.
Competencias Técnicas
Manejo de plataformas logísticas (SMART, TMS o similares).
Conocimiento en procesos de mensajería, distribución y última milla.
Manejo de trazabilidad logística.
Excel intermedio.
Manejo de herramientas Microsoft Office.
Interpretación y seguimiento de indicadores de gestión.
Conocimiento en procesos de servicio al cliente y gestión documental.
Competencias Blandas
Orientación al servicio.
Comunicación asertiva.
Organización y planeación.
Atención al detalle.
Proactividad.
Capacidad analítica.
Trabajo en equipo.
Adaptabilidad al cambio.
Sentido de urgencia.
Manejo adecuado de prioridades.
Resolución de problemas.
Trabajo bajo presión.
Indicadores de Gestión (KPI)
Cumplimiento del Nivel de Servicio (SLA).
Tiempo promedio de creación de guías.
Tiempo de respuesta a novedades.
Porcentaje de novedades gestionadas dentro del tiempo objetivo.
Exactitud en la creación de guías.
Cumplimiento de seguimiento operativo.
Trazabilidad completa de los servicios.
Tiempo de escalamiento de incidentes.
Cumplimiento en la actualización de estados en plataforma.
Productividad diaria.
Calidad de la información registrada.
Satisfacción del cliente interno y externo.
Perfil Académico
Técnico o Tecnólogo en Logística, Administración, Gestión Empresarial, Transporte o carreras afines.
Experiencia
Mínimo un (1) año de experiencia en operaciones logísticas, transporte, distribución, seguimiento operativo o servicio al cliente.
Experiencia en operaciones In House y m
