1. OBJETIVO
Asegurar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que desarrolla el derecho constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar los datos personales registrados en las bases de datos o archivos de la Compañía.
2. ALCANCE
Aplica para todos los procedimientos que tenga injerencia el tema y dando alcance a Trabajadores de Planta, Trabajadores en Misión, Proveedores y Clientes.
3. DEFINICIONES GENERALES:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas Naturales determinadas o determinables.
Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Datos públicos: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio
Con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
Asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, por ejemplo candidatos en procesos de selección, empleados, clientes, potenciales clientes, proveedores y en general cualquier persona que suministre datos personales.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la Recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
4. POLÍTICA DE HABEAS DATA:
La Compañía dando cumplimiento con la Ley Estatutaria 1581 del 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013 , efectúa operaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación y actualización, de los datos personales que han sido suministrados y autorizados de manera libre, previa, clara, expresa, voluntaria e informada por los titulares de la información y que reposan en las bases de datos y archivos físicos, bajo medidas técnicas, humanas y administrativas que garantizan la confidencialidad, veracidad y disponibilidad, evitando adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado”.
5. RESPONSABILIDADES:
5.1 Deberes de la Compañía
A continuación se describen los deberes de la Compañía, con la ley 1581 de 2012 en el tratamiento de los datos personales.
· Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
· Solicitar autorización al titular de la información para el tratamiento de sus datos personales, informándole sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
· Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
· Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
· Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
· Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
· Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
· Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
· Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
· Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
· Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
· Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
· Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
· Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
· Garantizar al Titular, en todo tiempo. el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
· Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
· Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
· Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
· Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley.
· Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
· Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
· Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
5.2 DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de los datos personales contenidos en las bases de datos de la Compañía, tienen derecho a:
· Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
· Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2013.
· Ser informado por la Compañía, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
· Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012.
· Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
· Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
En los textos de habeas data definidos para cada uno de los controles implementados (Clausulas, Formato Autorización de Consulta y Almacenamiento de Datos Ley 1581. Carteleras Informativas, Implementación en Usuarios y Ofertas de Computrabajo, Términos y Condiciones Formularios Página Web y Comunicado a Clientes y Proveedores), está descrito el derecho de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
6. FINALIDADES DEL USO DE LA INFORMACIÓN
El tratamiento de los datos tendrá las siguientes finalidades definidas para la Compañía:
· Realizar Selección de Personal mediante Assesment Center, Pruebas Psicotécnicas y Pruebas de Conocimiento Específico para el cargo o los cargos que aplique el Perfil.
· Realizar la visita domiciliaria y consulta de antecedentes.
· Confirmación de Referencias Personales y Laborales.
· Confirmación en las entidades EPS, Fondo de Pensiones, Cajas de Compensación Familiar y Entidades Financieras.
· Elaboración de contrato laboral con las cláusulas adicionales.
· Enviar información personal del Colaborador en misión a las empresas clientes para sus fines específicos.
· Entrega y Verificación de la orden de exámenes médicos ocupacionales y apertura de cuenta de nómina.
· Afiliación y aspectos relacionados con el Fondo de Empleados (Fonpromover).
· Entrega de dotación y elementos de protección personal.
· Presentar Informes relacionados con la oferta y demanda de mano de obra ante el Ministerio del Trabajo con la información de Requisiciones de Personal, Edad, Sexo Nivel Educativo.
· Recibir, Grabar y Transcribir incapacidades por enfermedad, Accidente Laboral, Licencia de Maternidad y Paternidad.
· Generar pago de Liquidación de Prestaciones Sociales.
· Realizar ingreso de las Novedades de Nómina del periodo.
· Novedades de retiro por terminación de contrato o retiro voluntario del colaborador.
· Autorizaciones para realizar descuentos de nómina.
· Gestiones asociadas al pago del Seguro Colectivo a la familia del colaborador en caso de fallecimiento.
· Realizar evaluaciones médicas ocupacionales periódicas.
· Investigar y Analizar Accidentes e Incidentes de trabajo de los colaboradores.
· Evaluación de Competencias, de Desempeño y de Periodo de Prueba de los colaboradores.
· Confirmación de la asistencia de los colaboradores en las capacitaciones.
· Realizar al interior de la compañía actividades de bienestar (recreativas, culturales y deportivas), para los colaboradores y núcleo familiar.
· Conservar la información exacta de residencia de los colaboradores cuando se requiera hacer visitas domiciliarias como procedimiento de ingreso o para el desarrollo de actividades de acompañamiento dentro de los programas de bienestar.
· Hacer actividades de vigilancia epidemiológica enmarcadas en el programa de Salud Ocupacional.
· Contactar a un familiar en caso de una emergencia presentada al interior de la empresa.
· Tener un registro de fechas de ingreso y edad de los colaboradores cotizantes a las AFP (Administradora de Fondo de Pensiones), para prestar un apoyo en el proceso de solicitud de pensión.
· Ofrecer un apoyo a los colaboradores en trámites ante la EPS, por inconsistencias en atención o afiliación personal y de beneficiarios.
· Brindar un apoyo a los colaboradores en trámites ante la Caja de Compensación Familiar, por inconsistencias en atención o afiliación personal y de beneficiarios.
· Toma de decisiones en materia laboral con respecto a la ejecución y terminación del contrato de trabajo bien sea por el área jurídica de la compañía o su asesor externo.
· Relaciones Laborales incrementos salariales y cambios de cargos a los colaboradores.
· Las demás necesarias y que se presente en el entorno de la ejecución laboral.
Para cada una de las finalidades los colaboradores autorizan la permanencia de la información en las bases de datos de la Compañía.
7. DATOS SENSIBLES:
Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad o que al utilizarse generan discriminación, en la Compañía se identifican los siguientes datos sensibles:
· Información de datos relativos a la salud (Enfermedades u Operaciones) en la entrevista del aspirante, en el examen de ingreso y en los exámenes periódicos anuales.
· Durante la entrevista al aspirante se indaga si ha participado en Sindicatos.
· Resultados médicos ocupacionales de ingreso enviados por los laboratorios médicos a la Compañía
· Incapacidades médicas del trabajador con información médica del colaborador.
8. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:
En la compañía está prohibido la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos sensibles, excepto en los siguientes aspectos:
· El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento.
· El Tratamiento sea necesario para proteger el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
· El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
· El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares
A continuación se establecen los siguientes controles asegurando la prohibición del tratamiento de datos sensibles:
· En el préstamo de carpetas de hojas de vida se realiza trazabilidad del préstamo mediante formato “Control de Ingreso y Retiro de Carpetas”, en el que se registra nombre del trabajador, cédula del trabajador, empresa cliente, fecha de retiro de la carpeta, fecha de devolución de la carpeta, nombre de la persona que necesita la carpeta y firma, durante la actividad estará monitoreando la consulta de la carpeta por parte del Jefe de Contratación o una Persona asignada por la jefatura y los responsables a nivel nacional.
· Está prohibido realizar exámenes que puedan revelar información de la que se pueda discriminar al trabajador (VIH y embarazo); Al ser datos sensibles no es obligación suministrarlos y puede considerarse una práctica discriminatoria.
· No se realizan preguntas en el proceso de selección que no sean relevantes para definir el perfil profesional del aspirante al cargo como por ejemplo condición sexual, antecedentes de haber sufrido acoso laboral, convicciones religiosas, filosóficas y políticas.
Las autorizaciones establecidas para cumplir el tratamiento de datos sensibles son las siguientes:
TRABAJADORES EN MISIÓN Y PLANTA
· Al iniciar la entrevista, el psicólogo debe hacer firmar del aspirante el Formato Autorización de Consulta y Almacenamiento de Datos Ley 1581.
· En la etapa de contratación, el técnico de contratación o responsable hace firmar de la persona contratada cláusula de habeas data anexa al contrato de trabajo.
CLIENTES Y PROVEEDORES
· No aplica el presente artículo, ya que no se hace tratamiento de datos sensibles de Clientes y Proveedores.
9. TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
La Compañía se asegurará que en el tratamiento de la información el respeto a los derechos de niños, niñas y adolescentes.
La información de niños, niñas y adolescentes se utiliza para lo siguiente en la Compañía:
· Durante la entrevista se indaga sobre los datos básicos de los hijos de los colaboradores (Nombre, Edad y a que se dedica), esta información se utiliza para realizar el perfil familiar del colaborador.
· En la inclusión de los beneficiarios menores de edad para la EPS y la Caja de Compensación Familiar los siguientes datos: (Nombres y Apellidos, Número de Identificación Fecha de Nacimiento, Sexo, Nivel Educativo y Dirección de Residencia).
· Para actividades de bienestar para el núcleo familiar, donde hacen parte los hijos de los colaboradores, la siguiente información: Nombres, Apellidos y Edad.
Esta información se protege de acuerdo a las siguientes medidas en la Compañía:
· Control de Carpetas prestadas que contiene la información de niños, niñas y adolescentes.
· Backups de información a los servidores de la Compañía, en donde se encuentra la base de datos de Siser con la información que se captura en la entrevista.
· Definición de perfiles en los usuarios que ingresan en la plataforma Siser, evitando adulteración, pérdida, consulta o manipulación de la información.
10. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN
La información será suministrada a los titulares (Colaboradores en Misión y Planta,), que se encuentren en la base de datos a partir del uso de los canales definidos (Comunicado por Escrito o al correo electrónico habeasdata@nexarte.com), de forma clara y legible con la información que se tenga en la base de datos de la Compañía
La información se suministra a las siguientes entidades públicas y administrativas como parte del ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial:
· Dian, Operador de Información para el pago de aportes de Seguridad Social, Parafiscales y Cesantías (Simple), Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), Entidades Financieras, Cajas de Compensación Familiar, Entidades Promotoras de Salud (EPS), Fondos de Pensiones y Cesantías, Instituciones Prestadoras de Servicios (IPS), Ministerio de Salud-Protección Social y Juzgados.
La información que se comparte con los clientes asociada al contrato laboral del titular. (Trabajador en Misión).
11. AUTORIZACIÓN POR PARTE DE LOS TITULARES
Los titulares de los datos personales (Trabajadores en misión, Trabajadores de Planta, Clientes y Proveedores), autorizan de manera expresa e inequívoca a la organización para mantener y manejar toda su información suministrada, a no ser que manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito en la Calle 77 No 14-31 o en la oficina más cercana a nivel nacional o en la cuenta de correo electrónico: habeasdata@nexarte.com.
12. DESCRIPCIÓN ESQUEMA DE SOLICITUDES Y RECLAMOS
11.1 Consultas:
Los Titulares de los datos personales podrán consultar su información personal contenida en el sistema de información de la Compañía, quién debe suministrar al titular y solo a él toda su información contenida en el registro individual.
El titular debe realizar la consulta mediante una comunicación por escrito dirigida a la Compañía, especificando claramente la consulta de información a realizar y debe radicarse en cualquiera de las oficinas a nivel nacional, donde el titular realizó su vinculación; en caso no haber oficina presencial esta debe radicarse en la oficina más cercana del Colaborador, la oficina responsable direccionará el tema al área correspondiente, quién gestionará el requerimiento y dará respuesta al Trabajador en los tiempos establecidos en los procedimientos internos y no superando lo establecido por la ley (10 días hábiles).
Si la consulta se refiere a un titular fallecido, el familiar en primer grado de consanguinidad que demuestre parentesco debe solicitar la consulta mediante carta y acompañada del certificado de defunción del titular fallecido.
La consulta de la prueba de la autorización otorgada por parte del titular se debe realizar bajo el esquema anteriormente descrito.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11.2 Reclamos:
El Titular que considere que los datos personales contenidos en el sistema de información de la Compañía, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o se quiera revocar la autorización, podrán presentar un reclamo ante la Compañía, de acuerdo al siguiente esquema de atención:
PARA ACTUALIZACIONES Y CORRECIONES DE INFORMACIÓN
PRESENCIAL
El titular debe enviar carta dirigida a la Compañía, que deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, la dirección, y acompañado de los documentos que respaldan la solicitud; este debe radicarse en cualquiera de las oficinas a nivel nacional, donde el titular realizó su vinculación en caso no haber oficina presencial esta debe radicarse en la oficina más cercana del Colaborador, la oficina responsable direccionará el tema al área correspondiente, quién gestionará el requerimiento y dará respuesta al Trabajador en los tiempos establecidos en los procedimientos internos y no superando lo establecido por la ley (10 días hábiles), de acuerdo al Manual de Habeas Data.
CALLCENTER
El Responsable del Contact Center recibe la solicitud de actualización – corrección y posteriormente realiza las siguientes preguntas de verificación, con el fin de identificar la identidad de la persona; las preguntas de verificación son:
· Cuál es el número de cédula de ciudadanía.
· Cuál es el barrio y dirección que vive.
· Cuál es nombre Completo de quién realiza las referencias laborales en la Compañía (En caso de Confirmación de Referencias laborales.
· Cuál es el Cargo y nombre de la empresa cliente donde trabaja.
Si el usuario no responde el 100% de las preguntas de verificación realizadas, el encargado del Contact Center, realiza nuevamente otras preguntas de verificación que se describen a continuación, en caso de no responderlas no es suministrada la información:
· Cuál es el Nombres de sus hijos.
· Cuál es el Nombre de la EPS del trabajador.
El Responsable del Contact Center registra la información que requiere actualizar la persona y envía mediante correo electrónico al área correspondiente, para su posterior actualización-corrección.
PARA SUPRESIÓN Y RECLAMACIÓN
El titular debe enviar carta dirigida a la Compañía, que deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la supresión y reclamación, la dirección, y acompañado de los documentos que respaldan la supresión y reclamación; este debe radicarse en cualquiera de las oficinas a nivel nacional, donde el titular realizó su vinculación en caso no haber oficina presencial esta debe radicarse en la oficina más cercana del Colaborador, la oficina responsable direccionará el tema al Líder de Aseguramiento de Información, quién gestionará el requerimiento y dará respuesta al Trabajador en los tiempos establecidos en los procedimientos internos y no superando lo establecido por la ley (15 días hábiles).
La información que sea vital para el cumplimiento del contrato u acuerdo establecido, entre las partes no podrá ser suprimida.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
13. AUTORIDAD EN LA PROTECCIÓN DE DATOS
La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia para garantizar que el tratamiento de datos se respete los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley.
Las funciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) son las siguientes:
· Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales.
· Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data. Para el efecto, siempre que se desconozca el derecho, podrá disponer que se conceda el acceso y suministro de los datos, la rectificación, actualización o supresión de los mismos.
· Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva.
· Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementara campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos.
· Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley.
· Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones.
· Proferir las declaraciones de conformidad sobre las transferencias internacionales de datos.
· Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento.
· Sugerir o recomendar los ajustes, correctivos o adecuaciones a la normatividad que resulten acordes con la evolución tecnológica, informática o comunicacional.
· Requerir la colaboración de entidades internacionales o extranjeras cuando se afecten los derechos de los Titulares fuera del territorio colombiano con ocasión, entre otras, de la recolección internacional de datos personales.
14. IMPLEMENTACIÓN DE CONTROLES DE HABEAS DATA EN LOS DIFERENTES GRUPOS DE INTERÉS
Grupos de Interés | Descripción de Controles |
Colaboradores en Misión y de Planta. | · El Psicólogo debe asegurar el diligenciamiento del formato Autorización de consulta y almacenamiento de datos Ley 1581, que se encuentra publicado en Isolucion, por parte de los aspirantes en la etapa selección y posible contratación. · El Técnico de Contratación o responsable encargado debe asegurar la firma de la cláusula de habeas data anexa al contrato de trabajo a los colaboradores contratados en misión (A partir del 1 de Enero de 2014). · El Auxiliar de Gestión Humana o responsable encargado debe asegurar la firma de la cláusula de habeas data anexa al contrato de trabajo a los colaboradores contratados de planta (A partir del 1 de Enero de 2014). · Los colaboradores de misión y planta vigentes al 31 de Diciembre de 2013, deben firmar la cláusula de habeas data. · Inclusión del texto de términos y condiciones con aceptación obligatoria en los formularios web para que los aspirantes puedan ingresar su hoja vida y los colaboradores vigentes puedan ingresar su solicitud o queja. · Inclusión de texto de habeas data en cada uno de los usuarios y ofertas de computrabajo y de la red social Facebook, con el fin que el aspirante realice lectura del texto. · El Líder de Aseguramiento de Información realiza monitoreo de los usuarios de Computrabajo y Facebook, verificando que contenga el texto de habeas data. · En cada oficina de la Compañía, está ubicada cartelera informativa asociando el tema de la ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013. · Implementación de sitio en la web de la Compañía, con comunicado dirigido a los titulares de la información. · En las Ferias Laborales programadas por las alcaldías menores u otras entidades, el Reclutador Externo de la Compañía debe llevar al stand de la feria, la cartelera informativa que tiene en su contenido el texto de habeas data; posteriormente cuando la persona se traslada a la Compañía, el Psicólogo solicita la firma del formato Selección y Posible Contratación al candidato. · El Contact Center de la Compañía, tiene establecida grabación alusiva del cumplimiento de la ley 1581 de 2012, que a continuación se describe: Estimado usuario, sus datos personales serán tratados de acuerdo a lo establecido en la ley 1581 de 2012 de “Habeas Data” en la Compañía, agradecemos nos suministre su autorización para prestar el servicio, digitando 1 para autorizar y en caso de no autorizar por favor finalizar la llamada. · El Responsable del Contact Center efectúa preguntas de verificación al usuario que realiza la llamada al Contact Center, con el fin de identificar la identidad del usuario que está llamando. · Los Responsables que salvaguardan las carpetas de hojas de vidas de los colaboradores en misión a nivel nacional deben controlar el préstamo de las carpetas mediante el registro de Control de Ingreso y Recibo de Carpetas, con el fin de controlar y hacer trazabilidad del préstamo de la carpeta. |
Proveedores | · Notificación mediante carta informativa sobre el tema de Habeas Data a los Proveedores y/o Contratistas actuales y nuevos. |
Clientes | · Notificación mediante carta informativa sobre el tema de Habeas Data a los Clientes actuales y nuevos. |
Si necesita mas información puede contactar con Nexarte por medio del siguiente contacto: sandra.mancera@nexarte.com