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POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ALPOPULAR,ALMACÉN GENERAL DE DEPOSITO S.A
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL ALPOPULAR ALMACÉN GENERAL DE DEPÓSITOS S.A. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política aplica a las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean recolectados y tratados por ALPOPULAR S.A., quien será Responsable del Tratamiento de datos personales, con ocasión de las relaciones civiles, comerciales, laborales que se desarrollen en el marco de su objeto social y actividades conexas o complementarias. ALCANCE La presente POLÍTICA aplica para la gestión de los derechos y deberes respecto a la protección de los datos personales tratados por ALPOPULAR S.A., bien sea de sus colaboradores, clientes y/o proveedores. DEFINICIONES De acuerdo con los conceptos empleados en la presente política de tratamiento de datos personales, a efectos de mayor claridad y precisión, se establecerán los conceptos de la terminología empleada, conforme las normas aplicables y las directrices establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio: Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Bases de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Dato público: Es el dato que la ley o la Constitución Política determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información. Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. MARCO LEGAL Art 15 Constitución Nacional: Derecho fundamental a conocer, actualizar y rectificar la información recogida en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. (Habeas Data) Ley Estatutaria 1581 de 2012: Regula la protección de los datos personales e impone la obligación a los responsables y encargados del tratamiento de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el manejo de la información, y para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. Decreto 1377 de 2013: Reglamenta todo lo relacionado con las políticas que deben adoptar los responsables de la información, y el ejercicio de los deberes y derechos conexos con la protección de los datos personales. Corte Constitucional, Sentencia C-748/2011, MP:Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, mediante la cual, se efectúa el control previo de constitucionalidad sobre la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO ALPOPULAR ALMACÉN GENERAL DE DEPÓSITOS S.A. Domicilio: Bogotá, D.C. – Colombia Nit: 860.020.382 – 4 Dirección: Av. Calle 26 N° 96J – 66, piso 6 Bogotá D.C. E-mail: servicioalcliente@alpopular.com.co Teléfono: (57 1) 7426000 TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Cualquier actividad de tratamiento de datos personales deberá obedecer a las finalidades mencionadas en los formatos de autorización firmados por EL TITULAR de los datos. A continuación se mencionan de manera general las principales finalidades del tratamiento de datos personales por parte de ALPOPULAR S.A.: Ejecutar todos los procesos necesarios para cumplir las obligaciones operativas, legales y reglamentarias adquiridas con EL TITULAR. Gestionar todos los procesos administrativos internos de ALPOPULAR S.A. en materia de administración de proveedores y contratistas. Cumplir con las políticas y procedimientos SARLAFT. Dar tratamiento en medios físicos, digitales o por cualquier medio, asegurando el correcto registro y la utilización de la página web de ALPOPULAR S.A. Optimizar la prestación del servicio adquirido por EL TITULAR. Informar a EL TITULAR acerca de las mejoras o cambios en los canales de atención de ALPOPULAR S.A. Tramitar y prestar los servicios a los Titulares atendiendo las necesidades particulares de cada uno. Brindar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con el Sistema de Seguridad Social Integral. Cumplir con las obligaciones legales, incluyendo las reglamentaciones expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia. Las demás finalidades que determine ALPOPULAR S.A. en desarrollo de su objeto social, y en especial el cumplimiento específico en materia de protección de datos. Para el caso de datos personales sensibles ALPOPULAR S.A. dará cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias aplicables. DERECHOS DE LOS TITULARES 1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ALPOPULAR S.A. como Responsable del Tratamiento, este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; 2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ALPOPULAR S.A., salvo los casos en los que esta autorización es exceptuada por ley. 3. Ser informado por ALPOPULAR S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normatividad vigente. 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. DEBERES DE ALPOPULAR S.A. CUANDO ACTUE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 1. Garantizar a EL TITULAR, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data. 2. Solicitar y/o conservar, la respectiva autorización otorgada por EL TITULAR. 3. Informar debidamente a EL TITULAR sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 7. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012. 8. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información de EL TITULAR. 9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012. 10. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos 11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte de EL TITULAR, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 12. Informar a solicitud de EL TITULAR sobre el uso dado a sus datos. 13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de EL TITULAR. DEBERES DE ALPOPULAR S.A. CUANDO ACTUE COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 1. Garantizar siempre al Titular de datos personales el ejercicio del derecho de Hábeas Data. 2. Conservar la información personal bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos personales en los términos que establezca la ley 1581 de 2012. 4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. 5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares de datos personales en los términos señalados por la Ley 1581 de 2012. 6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la mencionada Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. 7. Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012. 8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. 9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. 11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad del tratamiento y, de las normas especiales que regulen la protección de datos personales. La política comenzó a regir a partir del 02 de agosto de 2013 y se encuentra a disposición de los titulares por medio de la página web: www.alpopular.com.co Cualquier cambio sustancial sobre la presente política de tratamiento de datos personales, será comunicado por medio de la página web de ALPOPULAR S.A, esto es, www.alpopular.com.co PROCEDIMIENTOS QUE PUEDEN EJERCER LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. Teniendo en cuenta las condiciones y los derechos de los titulares, se describen los procedimientos para que los usuarios los puedan ejercer según aplique. Derecho de Acceso y Consulta Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, el Coordinador de Servicio al Cliente informará por medio de un correo electrónico al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Derecho a Reclamar Si un Titular de datos personales considera que la información contenida o almacenada en una base de datos que se encuentra bajo la responsabilidad de ALPOPULAR S.A., ha sido objeto de presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrá presentar un reclamo ante ALPOPULAR S.A. bien sea por correo electrónico o por correo físico. ALPOPULAR S.A. contará con un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de recibido el reclamo para atenderlo; si no es posible atenderlo en el plazo indicado, se informará al reclamante los motivos de la demora y la fecha en la que se dará respuesta al reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Derecho a la Rectificación, Actualización y Supresión de datos Las solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos personales deben ser realizadas directamente por EL TITULAR de los datos personales o un tercero autorizado, para ello, se debe radicar o enviar una comunicación teniendo en cuenta las siguientes consideraciones, bien sea por correo electrónico o por correo físico. Que los datos personales que se quieren suprimir no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre protección de datos personales. Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos. Derecho a revocar la autorización Todo titular de datos personales puede revocar en cualquier momento el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual; para ello, EL TITULAR o un tercero autorizado debe hacer la solicitud por medio de una comunicación escrita enviada a Servicio al Cliente de ALPOPULAR S.A., bien sea por correo electrónico o por correo físico. En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades: Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que ALPOPULAR S.A. debe dejar de tratar por completo los datos del titular de datos personales. Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado.
En este caso, ALPOPULAR S.A. deberá
suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces
otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización
otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Una vez recibida la solicitud de revocatoria de la autorización de datos personales,
ALPOPULAR S.A. revisará la pertinencia o posibilidad de conceder la revocación, esto
es, se validará si no hay impedimento normativo o contractual que imposibilite hacerlo.
ATENCIÓN DE LAS SOLICITUDES DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
El área encargada a nivel nacional de recibir la solicitudes que realicen los Titulares de
datos personales es Servicio al Cliente, por tanto las comunicaciones escritas deben ser
enviadas a Bogotá (Diagonal 24C # 96 B – 50) o por correo electrónico a
servicioalcliente@alpopular.com.co.
Si necesita mas información puede contactar con ALPOPULAR,ALMACÉN GENERAL DE DEPOSITO S.A por medio del siguiente contacto: servicioalcliente@alpopular.com.co