POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS   AUTONIZA S.A.

AUTONIZA S.A. identificado con el NIT NUMERO 860069497-4, quien en adelante se denominará “EL CONCESIONARIO”, en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, se permite informar la actualización de la política de protección de datos personales de sus potenciales clientes, clientes, usuarios, proveedores y empleados que fuere comunicado y publicado en el portal www.chevroletautoniza.co.

1.       Preguntas frecuentes respecto a la protección de sus datos personales:

 1)       ¿Cómo EL CONCESIONARIO reúne su información?

EL CONCESIONARIO recolecta sus datos personales cuando usted los proporciona en forma directa. Si usted se encuentra relacionado en alguna de nuestras bases de datos es porque ha tenido o mantiene una relación comercial o contractual con EL CONCESIONARIO, o con su CONCEDENTE, o porque ha entregado sus datos de manera voluntaria en eventos desarrollados por esta, o directamente en sus vitrinas.

2)       ¿Cómo EL CONCESIONARIO utilizan su información?

 La información proporcionada por usted a EL CONCESIONARIO tiene como finalidad el desarrollo del objeto social de la compañía, sus matrices, filiales, vinculadas y CONCEDENTE, con la finalidad descrita en esta política o en los términos indicados en la autorización otorgada por el titular, lo cual incluye pero no se limita a: fines estadísticos, contractuales, informativos, de seguimiento al producto, de notificación y contacto al cliente para las campañas de seguridad y/o de satisfacción, realizar recordatorios para mantenimientos, mercadeo relacional y/o similares, verificación en centrales de riesgo, aspectos contables y de nómina, y demás razonables a la relación comercial o laboral entre EL CONCESIONARIO y el titular.

a.       ¿Quién tiene acceso a la información de los clientes y potenciales clientes?

 Esta información es conocida por EL CONCESIONARIO, sus filiales, matrices o controlantes, así como por el importador respectivo. De igual forma, la información podrá ser suministrada o transferida a entidades financieras, agencias de publicidad con las que trabaje EL CONCESIONARIO y en general cualquier otro tercero que éste último considere conveniente para cumplir con las finalidades del tratamiento de datos personales. La transferencia de datos no está limitada al territorio Nacional, y podrá existir transferencia internacional de Datos personales cuando EL CONCESIONARIO lo estime necesario.

3)       ¿Cómo desea que se utilice la información?

 Al proporcionar sus datos personales, usted está autorizando automáticamente a EL CONCESIONARIO, a utilizarlos de acuerdo con esta Política de Seguridad y Privacidad. Si no está de acuerdo con la propuesta de uso o tratamiento que sugiere EL CONCESIONARIO, usted podrá limitar su uso o solicitar la supresión comunicándose al correo electrónico: servicioalcliente@autoniza.com o al teléfono: 6289999 en la ciudad de Bogotá, Colombia.

4)       Recomendaciones generales para menores de edad

 Si usted es menor de edad, solicite permiso o autorización a sus padres o tutores antes de revelar sus datos personales. EL CONCESIONARIO no trata datos de menores de edad que se relacionen con asuntos comerciales, no obstante, los que sean contractuales (compraventa entre otros / laborales, hijos de empleados) se trataran previa autorización expresa por parte del padre, acudiente o tutor del menor.

Respecto a los datos biométricos, EL CONCESIONARIO le informa que estos serán capturados respecto de toda persona (inclusive menores de edad) que ingrese a las instalaciones o establecimientos de comercio de EL CONCESIONARIO, por lo tanto, se presume que el simple ingreso constituye la autorización por conducta inequívoca del tratamiento de los datos biométricos, cuya finalidad, primero, corresponde a garantizar la seguridad en el espacio y, segundo, verificar las satisfacción de atención al cliente, sin perjuicio que la finalidad puesta ser extendida, la cual se infamará mediante anuncio (aviso de privacidad) en las instalaciones o establecimientos de comercio.

2.       Introducción

 A continuación, se enuncian las políticas  de Tratamiento de información que rigen la  actividad desarrollada por EL CONCESIONARIO, y el manejo de sus bases de datos. El presente documento se desarrolla en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, por medio de las cuales se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales, según el cual todas las entidades públicas o privadas que manejen datos personales deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares.

Toda la información recibida por EL CONCESIONARIO a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma sus bases de datos, obtenidos de clientes, proveedores, empleados o contratistas, y demás titulares de información, se rigen por las siguientes políticas de uso. Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros proveedores, lo cual es autorizado por nuestros clientes, contratistas, empleados y proveedores al aceptar esta Política de Privacidad.

3.       Definiciones:

 ·         Autorización: Consentimiento que, de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que los responsables lleven a cabo el tratamiento de sus datos personales. Esta autorización puede darse mediante la suscripción de un documento o bien mediante un mensaje de datos.

·         Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico generado por los responsables del tratamiento y que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Para el caso de EL CONCESIONARIO, se establecen avisos de privacidad por captura biométrica en sus establecimientos de comercio.

·         Anonimización: Técnica o procedimientos realizados a los datos personales con el fin de eliminar las posibilidades de identificar al titular de este.

·         Base de datos: Conjunto de datos personales almacenados de forma física o digital.

·         Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la ConstituciónPolítica. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

·         Dato personal: Información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de informaciónvinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con unapersona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

·         Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

·         Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.

·         Dato sensible: Aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.

·         Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable deltratamiento.

·         Encriptación: Procedimiento de seguridad que consiste en la modificación, mediante algoritmos, de los datos que componen los campos/atributos de un conjunto de datos, con la finalidad de blindar su acceso a terceros no autorizados usando métodos como claves para su acceso.

·         Inhabilitación: Procedimiento de gestión de datos en el cual se realiza una eliminación lógica de un registro, editando el campo o atributo asociado a su habilitación. Aplicable a los casos en los cuales por solicitud del cliente se limita la finalidad del tratamiento del dato, o cuando por fundamento legal o contractual el responsable o controlante del dato limita parcialmente el tratamiento de este.

·         Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

·         Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de  la compañía.

·         Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando los responsables del tratamiento de datos personales, ubicados en Colombia, envían los datos personales a un receptor, es responsable del tratamiento y se puede encontrar encuentra dentro o fuera del país.

·         Transmisión: La transmisión de datos personales por su parte implica el envío de estos dentro o fuera del territorio de Colombia y tiene por objeto que el encargado lo trate los datos bajo la directriz delresponsable.

·         Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

·         Supresión: Procedimiento en el cual se realiza una eliminación física o digital de un dato, eliminando cualquier registro de existencia de este.

4.       Disposiciones Generales

 Artículo 1. Legislación aplicable. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

Artículo 2. Esta Política se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recojan y maneje EL CONCESIONARIO.

Artículo 3. Objeto. Informar a los titulares los lineamientos bajo los cuales EL CONCESIONARIO se compromete a proteger y garantizar el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de captura, recolección, tratamiento, manejo de los datos de carácter personal, entre otros que realiza EL CONCESIONARIO.

Artículo 4. Vigencia de la base de datos. EL CONCESIONARIO, aplicará la vigencia comunicada en el medio a través del cual se capturó el dato, por lo anterior EL CONCESIONARIO podrán tratar y conservar los datos personales del titular mientras sea necesario para el cumplimiento de la solicitud y de cualquier obligación entre el titular y EL CONCESIONARIO, o la atención de cualquier queja o reclamo judicial o extrajudicial. EL CONCESIONARIO advierte que la vigencia del tratamiento podrá ser ampliada en los eventos en que un contrato, la ley o una autoridad así lo exija, caso en el cual EL CONCESIONARIO mantienen como indeterminada la vigencia de bases de datos de contractibilidad para clientes que deban realizar una campaña de seguridad o servicio.

Artículo 5. Principios para el tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

a)       Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por EL CONCESIONARIO debe ser informada al Titular.

b)       Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

c)       Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

d)       Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de los Responsables en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

e)       Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

f)        Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de los responsables, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

g)       Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

Artículo 6. Derechos de los titulares de la información de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1.       Conocer, actualizar y corregir sus Datos Personales. Con la facultad de ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.

2.       Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de los Datos Personales.

3.       Ser informado por EL CONCESIONARIO del uso que se le han dado a los Datos Personales.

4.       Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de EL CONCESIONARIO, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.

5.       Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos Personales.

6.       Solicitar ser eliminado de su base de datos. Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases de datos de EL CONCESIONARIO. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y los responsables pueden negar el ejercicio de este cuando el titular tenga el deber legal, contractual y/o habilitación de autoridad competente para permanecer en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la Investigación y persecución de delitos o los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

7.       Solicitar la inhabilitación del dato con el propósito de suprimir algunas finalidades del tratamiento del dato tal como la no contactabilidad comercial, entre otros, caso en el cual EL CONCESIONARIO, emitirá uncomunicado al titular el cual certifique la inhabilitación.

8.       Tener acceso a los Datos Personales que EL CONCESIONARIO haya recolectado y tratado.

Artículo 7. Deberes del responsable de la información en calidad de responsable del Tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012. EL CONCESIONARIO, se comprometen a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

1.       Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

2.       Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

3.       Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4.       Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5.       Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012.

6.       Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

7.       Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

8.       Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9.       Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

10.    Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sidoordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

11.    Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas o con las cuales EL CONCESIONARIO hayan celebrado contratos de encargo o transferencia/ transmisión de datos.

12.    Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.

Artículo 8. Autorización. EL CONCESIONARIO en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto y dispone de los mecanismos y herramientas necesarias para obtener la autorización física o digital de los titulares, garantizando capturar y almacenar la autorización otorgada por el titular.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, deberán comunicarse a los siguientes canales: servicioalcliente@autoniza.com o a través de las líneas de atención: línea local Bogotá (1) 6289999 o mediante comunicación escrita radicada en la Tv 60 #116-56 Bogotá.

Artículo 9. Finalidad de la autorización. El Tratamiento de los datos personales de los Titulares clientes o potenciales clientes se llevará a cabo por parte de EL CONCESIONARIO con la siguiente finalidad: Medir niveles de satisfacción y demás fines administrativos internos y/o comerciales tales como, investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, informar sobre campañas de servicio, comunicar campañas promocionales, realizar encuestas, realizar recordatorio para mantenimientos, ejecutar campañas de fidelización, enviar invitaciones a eventos, rifas, realizar actualización de datos, invitar a pruebas de vehículos, ofrecer productos y servicios, comunicar noticias de las marcas que representa EL CONCESIONARIO y de la red de ventas y servicios, comunicar información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de nuestros bienes y servicios.

Advertimos que en estas actividades pueden estar involucrados terceros proveedores y/o contratistas, con los cuales EL CONCESIONARIO puede, entre otras, contratar el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con nosotros. Dichos contratistas y/o proveedores se encuentran en la obligación de hacer un uso adecuado de la información proporcionada por nuestros clientes.

El Tratamiento de los datos personales de los Titulares empleados se llevará a cabo por parte de EL CONCESIONARIO, con la finalidad de ejecutar el objeto del contrato laboral y las obligaciones de amparo y protección social en cabeza de EL CONCESIONARIO desde el proceso de selección al cargo, las finalidades podrán ampliarse o limitarse mediante autorización de manejo al proceso de selección o en el contrato laboral.

El Tratamiento de los datos personales de los Titulares proveedores personas naturales, se llevará a cabo por parte de EL CONCESIONARIO con la finalidad de ejecutar el objeto del contrato de venta, suministro o prestación de servicio, las finalidades podrán ampliarse o limitarse mediante autorización de manejo.

En su calidad de titulares de los datos recolectados, al aceptar esta política de privacidad, los titulares autorizan a EL CONCESIONARIO el suministro de dicha información a autoridades de control y vigilancia, de policía o judiciales, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario y/o usar o revelar esta información y datos personales en defensa de los derechos y/o el patrimonio del responsable en cuanto dicha defensa tenga relación con los productos y/o servicios contratados por sus titulares o porque este último haya incumplido la ley o acuerdo(s) con el responsable.

Artículo 10. Forma y mecanismos para otorgar la autorización. La autorización podrá constar en un documento físico, documento electrónico, soporte de registro electrónico y/o digital, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La mencionada autorización, podrá ser obtenida por alguno, y sin excluirse otrosde los siguientes medios:

a. Cotizaciones

b. Facturas de Venta

c.  Actividades de Mercadeo

d. Eventos

e. Registro de Propietarios

f.   Órdenes de servicio

g. Acta de Entrega de Vehículo

h. Radicación de reclamo

i.   Llamadas

j.   Conducta inequívoca a través de grabaciones de datos biométricos

k. Mensajes de datos intercambiados con cualquier funcionario de EL CONCESIONARIO

Artículo 11. Procedimiento para garantizar el derecho a presentar consultas y/o reclamos. Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad.

La solicitud deberá hacerse mediante los siguientes canales de atención: : servicioalcliente@autoniza.com o a través de las líneas de atención: Bogotá (1) 6289999, o mediante comunicación escrita radicada en la Tv 60 #116.56 Bogotá.

Debe incluir en la solicitud, en la medida de lo posible, los siguientes datos:

·                     Nombres y apellidos completos

·                     Tipo de documento de identificación

·                     Número de documento de identificación

·                     Teléfono fijo y/o celular

·                     Correo electrónico

·                     Ciudad

·                     Asunto

RESPUESTA A CONSULTAS. En cumplimiento con la ley 1581 del 2012 en su artículo 15, en cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismasserán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

RESPUESTA A RECLAMACIONES. En cumplimiento con la ley 1581 del 2012 en su artículo 15, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Artículo 12. Medidas de seguridad y confidencialidad de la información. Para el almacenamiento de los datos, EL CONCESIONARIO hace uso de un sistema interno de almacenamiento denominado DMS, al cual no tienen acceso todos los funcionarios y cuenta con diferentes configuraciones de permisos que permiten restringir el acceso a sus diferentes módulos.

La Compañía aclara que los Titulares podrán en todo momento solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (Decreto 1074 de 2015, Artículo 2.2.2.25.2.6).

Artículo 13. Veracidad de la información. Nuestros potenciales clientes, contratistas, empleados y proveedores deberán suministrar información veraz sobre sus datos personales para efectos de hacer posible la prestación de los servicios y tratamiento de los datos por parte de EL CONCESIONARIO.

EL CONCESIONARIO presumen la veracidad de la información suministrada por los titulares, cuando dicha información sea diligenciada en formatos pre establecido o a través de autorizaciones verbales grabadas, ello para las primeras etapas de contacto tales como y sin excluirse: i) cotización, ii) separación, iii) envío de oferta de proveedores.

Artículo 14. Designación. EL CONCESIONARIO, designa a la coordinadora de servicio al cliente y al oficial de cumplimiento, para cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de sus derechos.

Artículo 15. Vigencia de la actualización del manual. El presente manual rige a partir del 28 de julio de 2021.

Cordialmente,

AUTONIZA S.A.

Si necesita mas información puede contactar con AUTONIZA S.A. por medio del siguiente contacto: analistaseleccion@autoniza.com